【例文あり】エントリーシートをメールで提出するときの送り方と注意点

ESをメールで提出するときはマナーに注意しよう

ESをメールで提出する際は、メールを受け取る企業の人に対して失礼にならないよう、マナーを守ってメールを送らなければなりません。

メールの送り方や文面の書き方など、知っておきたいポイントがいくつもあります。

学生として過ごしていると馴染みがないビジネスマナーですが、社会人と同じようにマナーを守ってESを提出するようにしましょう。

ESをデータ化するときのポイント

分かりやすいファイル名をつける

ESを受け取った担当者がどのようなデータファイルなのか、ひと目見ただけで把握できるファイル名をつけるのが好ましいです。

企業側からファイル名を指定された場合は、それらに合わせたファイル名をつけましょう。特に指定がなければ【エントリーシート_大学名_氏名】が分かりやすく、無難です。

ファイル名を設定せず、初期設定のまま送ってしまうことのないようにしましょう。

ファイルサイズに注意する

ファイルサイズが大きいとメールに添付できないことがあります。

また大きすぎる添付ファイルは、メール受信時やデータを開く際に、企業側に負担をかけることにもなりかねません。

添付ファイルのサイズとして望ましいとされている2MB程度にとどめるようにしましょう。

ESに写真を貼り付ける場合、写真の枚数が多かったり、高画質すぎる写真を使ってしまうとファイルサイズが大きくなり過ぎてしまうことも。画像を最適化するなどして、ファイルサイズを小さくしてから添付するようにしましょう。

どうしてもファイルサイズが大きくなってしまう場合は、ZIP形式に圧縮するのも良いでしょう。

指定がなければPDF形式にする

ESをデータ化するときは、PDF形式がおすすめです。PDFであればどの環境のパソコンでも同じように表示され、WordやExcelと比べてファイルサイズも小さくなります。

ExcelやWordで作成したESは、保存形式を「PDF」にすることで簡単に変換することができます。ただし、PDF化すると編集ができなくなってしまうため、まずは元となるExcelファイルを保存しておきましょう。

また手書きしたESはスキャンすることでPDF化することができます。自宅や大学のプリンター、コンビニのマルチコピー機などを活用してPDF形式にしましょう。

ESを提出するときのメールの書き方

ESをメールで提出する際は、ビジネスマナーにのっとってメールを送ります。

まず宛先は、アドレス帳から間違えて送り先を選んでしまわないように気をつけましょう。アドレス帳に同じ苗字の人がいる場合は特に注意が必要です。

直接入力する際は、大文字や小文字も含めてミスのないように入力していきます。ほかにも、BCCやCCに入れるアドレスの指定がないか確認し、正しい宛先を設定しましょう。

次に件名は、採用担当者が受信ボックスを見た時に、一目でメールの内容が推測できる件名が好ましいです。無題や「エントリーシート」だけの件名は分かりづらく失礼な印象になってしまうので避けましょう。また、誰のESかわかるように、自分の名前も入れると良いです。

例えば、「【エントリーシート送付の件】〇〇大学〇〇（氏名）」や「エントリーシート送付（〇〇大学 氏名）」など、わかりやすい件名をつけましょう。

本文では、冒頭に宛名を入力します。「会社名＋部署名＋担当者名」の全てを記載するのが基本です。また会社名には『株式会社」をつけ忘れないよう注意してください。「（株）」と省略するのもNGです。

メールの送り先が個人でない場合や個人名が分からない場合は「◯◯部／担当／係　御中」としましょう。

宛名を書いた後、挨拶と自己紹介を述べます。自己紹介まで書けたら本題のES提出の旨を伝えましょう。文末には「お忙しいところ誠に恐れ入りますが、よろしくお願い申し上げます。」といった締めくくりの挨拶を入れておくと、より丁寧な印象になります。

メールの最後には、「署名」と呼ばれる自分の名前や連絡先をまとめたものを入力します。名前とふりがな、所属、携帯電話の番号、メールアドレスを記載するのが一般的です。

企業にメールを送る際には署名をつけるのがマナーになるので、テンプレートなどを参考に署名を作成し、登録しておくといつでも簡単に挿入することができます。

ESをメール提出する際の例文

パスワードをつけない場合

ESファイルをメールに添付して送る際の文面は、必要事項が簡潔にまとめられていることが大切です。冒頭で「寒気ことのほか厳しく〜〜」などの長い時候の挨拶は不要です。

一言挨拶を述べたあとは、自分の自己紹介を忘れないようにしましょう。件名や署名に氏名があるからといって省略してしまうのはNGです。

ES提出という要件も必ず伝えます。大切なのはメールを見た担当者が「誰がどのような目的で送ってきたメールなのか」がすぐに分かることです。過不足なく情報を記載するようにしましょう。

パスワードをつける場合

ESのデータにパスワードを設定した場合、全部で2通のメールを送信することになります。

1通目ではESのファイルを添付したメールを送り、2通目でパスワードを送ります。

ESのファイルにパスワードを設定した場合は、最初にESのファイルを添付したメールを送ります。この時に気をつけておきたいのは、設定したパスワードを一緒に記載して送らないということです。

せっかくパスワードを設定したにも関わらず、同じメール内にパスワードを載せては意味がなくなってしまうので、必ず別途メールを送るようにしましょう。

1通目のメールでは、ファイルにパスワードを設定していることを相手に伝えます。

＜2通目＞パスワードを送る例文

パスワードを記載したメールを送る場合は、ファイルを添付したメールとの間隔が開き過ぎないよう、連続して送るようにしましょう。パスワード送付メールが遅くなると、該当するESが添付されたメールを見つけづらくなってしまい、担当者にメールを探す手間をかけることになります。

また、パスワードのみを記載したメールを送るのではなく、冒頭の宛名や挨拶などもきちんと書くように気を配りましょう。

ESをメールで提出する時に気を付けること

添付ファイルは事前に開いてチェックをする

いざファイルを添付して送ってみると、受信者側でファイルが開けない、レイアウトが崩れている、間違ったESを送ってしまったという事態が起きることがあります。

送る前に下書き保存をして添付しているファイルを開いてみたり、一度自分が持っている別のアドレスに送ってみるなどしてファイルの中身をチェックしましょう。

別企業のESを誤って送ってしまったり、下書き用に保存していた未完成のESを送ってしまうとマイナスイメージにつながりかねません。

事前に添付したファイルを開いてチェックするようにしておくことで、ミスやトラブルを防ぐことができるのです。

添付ファイルを付け忘れないようにする

メール本文の作成に気を取られてしまい、肝心な添付ファイルを付け忘れてしまうことがあります。特にメールを送り慣れていないときは注意が必要です。

メールを作成したら、まず最初にファイルを添付するよう癖づけると良いでしょう。

また確実に添付するためにも、ファイル添付をしたあとに一旦下書きに保存してから、本文の作成に入るという方法もおすすめです。

テキストメールで送る

テキストメール以外にHTML形式のメールもありますが、ESを提出する時はテキスト形式で送るようにしましょう。ビジネスメールではテキスト形式のメールでやり取りすることが多いです。

メルマガなどで使われることの多いHTMLメールは、受信者の環境によって表示が崩れたりすることがあります。

無用なトラブルを避けるためにも、テキスト形式で作成したメールを送るようにしましょう。

送信後は送信ボックスをチェックする

送信ボタンを押していても、メールアドレスが間違っていたり、ネット環境が悪かったりすると、相手にメールがちゃんと届かないことがあります。

ESが企業に届いていないことで選考を受けられなかったり、送信エラーに気付くのが遅れてしまってはもったいないです。

最後には必ず送信ボックスに送ったメールが入っているかまで確認するようにしましょう。

ES提出メールに返信がきた場合

企業によってはESを提出したあとに、「ESを受け取りました」といった内容の返信メールが送られてくる場合があります。

自動送信されたメールでなければ、一言添えて返信すると良いでしょう。返信しようとすると件名に「Re:」という文字がつきますが、削除せずそのまま返信して問題ありません。

「Re:」を消してしまうことで元のメールと間違えやすくなるので、件名には手を加えず返信しましょう。

また、受け取りましたという内容に対する返信だけなので、「ご確認いただきましてありがとうございます。引き続きよろしくお願い申し上げます。」などのような簡潔な内容が好ましいです。

自動でメールが送られる場合、メールの文中に自動送信である旨が記載されていることが多いので、しっかりと文面を確認し、必要に応じて返信するようにしましょう。

ESの提出が遅れたりギリギリだと不採用になる？

ESを提出期限ギリギリに提出したからといって不採用になる可能性は低いと考えられますが、早めに提出したものと比べた場合、いくつかのマイナス面があげられます。

例えば、早めに提出している学生よりも志望熱意が低いと捉えられたり、ESを読み込んでもらえないというマイナスが考えられます。

同程度のクオリティのESを比較した場合、早めに提出している人の方により熱意を感じる採用担当者もいるでしょう。また期限ギリギリの場合、担当者はすでにたくさんのESに目を通したあとなので、あまり時間をかけて読み込んでもらえないかもしれません。

2、3日前には提出できるようES作成に取り掛かり、期限ギリギリでの提出は避けるようにしましょう。

期限ギリギリであっても提出が間に合っていれば大きな問題はありませんが、提出が遅れてしまった場合は印象が悪くなってしまいます。

もし提出が遅れてしまったのであれば、メールの中でしっかりと謝罪の言葉を伝えましょう。そして謝罪の言葉とともに、「どうしても読んでもらいたい」という気持ちも述べます。

提出遅れの場合の対応は企業によって異なりますが、謝罪の言葉があるだけでも印象は変わってくるのでできる限りの手を尽くしましょう。