エントリーシートは手書きがおすすめ！綺麗に書くコツと作成するときの注意点

ESは手書きとパソコンどちらが良い？

一昔前はエントリーシート（ES）は手書きが一般的でした。「応募者の熱意が伝わる手書きが良い」「パソコン作成は手抜き」と見られる風潮も強かったと言われています。

しかし、現在ではwebエントリーを受け付ける企業が増加したことなど、様々な要因からパソコン作成のESが一般化してきています。そのため、ESをパソコンで作成することが選考に不利に働くということを心配する必要は無いでしょう。

反対に、手書きのESが読みにくければ、「どうして今の時代にわざわざ手書きにしたのか」と疑念を抱かれてしまう可能性もあります。ESを作成する方法は企業に指定されている場合も多いです。特に指定が無い場合には、手書きとパソコンのどちらで作成しても問題は無いでしょう。

いずれにせよ、ESは読みやすいことが大切です。なぜなら、採用担当者は膨大なエントリー書類に目を通さなければいけない可能性があるからです。読みづらければ、その分だけチェックに余計な時間が掛かってしまい、マイナスな印象を持たれてしまいかねません。ESに限らず、提出書類は読み手のことを考えて作成することを心掛けましょう。

ESの形式

Web ES（パソコン）

Web ESは企業のサイトや企業と提携している就活サイト上にあらかじめ用意されているフォーム（入力欄）にパソコンで必要な情報を入力していく形式です。

近年はこの形式のESも多くなってきています。Web ESでは、一つのサイト上でESの作成から提出までの工程を完結させることができます。そのため、応募者は作成したESをPDF変換してメールで送信したり、印刷して郵送したりする手間が掛かりません。

また企業側にとっても、デジタルデータが直接提出されるため、一人ひとりのESを管理しやすいというメリットがあります。しかし、Web ESの作成・提出はインターネット環境に大きく依存します。そのため、期限ぎりぎりにインターネットトラブルに巻き込まれ、期限内の提出が叶わなかったというような問題が起こり得ます。確実に提出するためにも、早めの提出を心掛けましょう。

またブラウザ上で作業を行うため、作業途中のデータが保持されるとは限りません。操作を誤ってタブを消したり、ページを再読み込みしたりすると、また一から書き直さなければいけなくなる危険性があります。他にも回答内容を提出後に確認できない場合もあるでしょう。そのため、事前にMS Wordなどのドキュメントに回答をメモしておき、フォームにペーストする形で情報を入力していくことをおすすめします。

紙のES（パソコン・手書き）

紙のESには2つの提出パターンがあります。企業が用意したフォーマットに直接パソコンで記入し、完成したESを印刷して提出する場合と、フォーマットを用紙に印刷し、手書きする場合です。この場合は、企業からESの提出方法について説明があるので、指定された方法で対応し提出しましょう。

印刷する際には、印刷サイズに注意を払い、印刷後のプリントに潰れや掠れがないかなど、鮮明に印刷されているかの確認も怠らないようにしましょう。紙のESは郵送での提出となるため、宛名などを書いた封筒を用意したり、提出期限や郵送に掛かる日数に気を付けたりする必要もあります。

PDF化して提出するES（パソコン・手書き）

作成したESをPDF形式で用意して、メールや提出フォームへ添付して提出する形式もあります。多くの場合、企業から指定されたフォーマットが用意され、それに記入して作成します。

パソコン作成では、MS WordファイルなどのドキュメントをPDF変換したり、PDFファイルに直接情報を打ち込んだりすることでPDF形式のESを用意することができます。

手書きの場合は、プリンターなどで完成したESをスキャンして、デジタル化したESのデータをPDF変換することで準備が整います。提出するPDFのファイル名が指定されている場合には、必ずそれに倣うように名前を付けましょう。

指定がない場合は、「大学名_提出者氏名_エントリーシート」といったようにESであることや提出者の情報が分かるようなファイル名にするのが好ましいです。メールで提出する場合にも、件名でESの提出であることが分かるように送り方にも注意しましょう。

ESを手書きで作成するメリット・デメリット

メリット1：入社の意欲を伝えることができる

パソコン作成のESは文字サイズなどの統一が容易で、必ず綺麗な文字で記入することができます。しかし、手書きではそのどちらにも細心の注意が必要であり、時間が掛かります。そのため、綺麗で読みやすいESに仕上げることができれば、作業の丁寧さや人柄が評価される可能性があります。

また煩雑な作業に時間や手間を掛けていることが伝わりやすく、その分だけ入社意欲が高いと印象付けることができるでしょう。

メリット2：他の応募者と差別化しやすい

現在、ESはパソコンで作成するのが主流です。そのため、ESの作成方法が指定されていない場合に限り、手書きで書くことによって他の多くの応募者と差別化され、より採用担当者の印象に残りやすくなるでしょう。

印象に残りやすいということは、作業の丁寧さや入社意欲をよりアピールしやすいということです。ただし、丁寧なESに仕上げられていないと悪い意味で印象に残ってしまう場合もあるため、注意が必要です。

デメリット1：手間が掛かる

手書きの大きなデメリットとして、パソコンで作成するよりも手間と時間が掛かってしまうことが挙げられます。作成時の留意点がパソコン作成と比べて多いためです。文字サイズの統一を意識し、行が曲がらないように綺麗な字で下書きして、間違えないようにボールペンで清書しなくてはいけません。

また折角手間を掛けても、必ずしも十分に綺麗で読みやすいESが完成する訳ではありません。その人が可能な限り綺麗な字を書こうとしても、客観的に見て読みやすい文字になるとは限らないからです。そのため、字の綺麗さに自信が無い人は、パソコンで作成することをおすすめします。

デメリット2：間違ったときは書き直さなければならない

ESを手書きで作成する場合は、ボールペンでの清書の際に1文字でもミスしてしまうと、また一から新しい用紙に書き直さなければいけません。ESは重要書類として扱われるため、修正液や修正テープ、二重線での修正は一般的に使用がNGです。

ミスを重ねた分だけ作成に時間がかかってしまうため、手書きのESには最初から最後まで細心の注意を払う必要があります。

ESをパソコンで作成するメリット・デメリット

メリット1：簡単に修正ができる

パソコン作成の場合は、ミスしてもすぐにテキストを修正することができます。そのため、手書きよりも少ない手間と時間で仕上げることができるでしょう。ただし、パソコンで作成したESを紙に印刷した場合、印刷物にミスがあれば、元のデータを修正して再度新しい紙に印刷する必要があります。

ここでも、修正液や修正テープ、二重線での修正はNGとなります。そのため、印刷する前に入念にミスをチェックしておきましょう。

メリット2：誰でも見やすいESを作れる

本人の手書きの字の綺麗さに拘わらず、誰でも簡単に見やすいESを作れるということはパソコン作成の大きなメリットです。企業からフォーマットが提供される場合、他の応募者と体裁の整い方に差が出ないため、純粋に文章の内容だけで勝負できます。

デメリット：入社の意欲が低いと判断される可能性がある

これは強いて挙げるならばというデメリットですが、企業によっては手書きでないために「手を抜いている」「入社意欲が低い」と判断される可能性があります。

しかし、先述した通り、現在ではパソコンでのES作成が主流となっています。そのため、あまり気にし過ぎる必要は無いでしょう。どうしても気になる場合には、企業ごとに就活に関する情報がまとめられている口コミ投稿サイトを覗いてみることをおすすめします。過去の応募者によって、ESをどちらの方法で作成したかが書かれていることがあります。

ESはパソコンと手書きのどちらで書くべき？

基本的には「パソコン」作成がおすすめ

ESの作成方法に指定が無く、パソコン作成と手書きで迷った場合には、パソコンで作成することをおすすめします。誰でも簡単に体裁の整った綺麗な字のESを作成することができることに加え、修正なども簡単なので作成に掛かる時間を大きく短縮させることができます。

そのため、短期間で多くの企業にエントリーしたいという場合にもパソコンでの作成がおすすめです。

綺麗な文字に自信がある人には「手書き」がおすすめ

文字の綺麗さに自信がある人は手書きでアピールするのも一つの手です。先述の通り、手書きで手間を掛けて読みやすいESを仕上げることで、丁寧に作業に取り組む姿勢や手間を惜しまないほど入社意欲が高いことをアピールできます。

これはパソコン作成では生み出すことのできない付加価値です。そのため、パソコンで作成した応募者と差を付けることができる可能性があります。

企業が手書きのESを求めるのはなぜ？

手書きにすることで入社の意欲や人柄を確認している

手書きのES作成には、パソコン作成と比べて多くの時間と労力を要します。企業は敢えてESを手書きで書かせることで、ESから得られる入社の意欲や人柄の判断材料を増やしています。より良いESを作るために、労力を惜しまないということは、それだけ入社の意欲が高いとの見方をすることができます。

また丁寧なES作りで入社の意欲の高さを判断できれば、企業側から内定を出したときに承諾してもらいやすいという考え方もあります。手書きのESを丁寧に書かれていればいるほど、仕事に対しても誠実な印象を与えることができます。

応募者数を絞るため

ESを手書きするということは、パソコン作成には必要の無い様々な手間や労力が発生するということです。入社意欲が低い会社のESが手書き指定であれば、応募しないという選択肢を選ぶ人も多いでしょう。

応募者数が多い企業では、一人ひとりのESを確認するのは非常に大変です。そのため、わざと応募ハードルを引き上げることによって、入社の意欲が高い人からのみ応募を集め、応募者数を絞ろうとしている場合もあります。

手書きESが好まれる企業の特徴

デジタル化に消極的な企業

業務のデジタル化に消極的な企業では、現在でも手書きのESが好まれる傾向にあるようです。そのような企業は社員の年齢層が高く、従来の伝統を重視しており、新しい技術や価値観にも消極的であるところが少なくありません。

そのため、社内で古くからの価値観や伝統が引き継がれており、社内資料などを手書きする文化が残っている可能性があります。社員の平均年齢、もしくは平均勤続年数が公開されている企業も多いので、ESを手書きするかどうかの判断材料にしてみるのも良いでしょう。

人間関係を重視している企業

顧客との面談はオンラインではなく、直接顔を合わせることにこだわるなど、顧客との人間関係に重きを置いている企業は手書きのESが好まれる傾向があります。顧客との仕事で契約書などに手書きで記入する機会も多いため、手書きのマナーがきちんとしていることが重要であるためです。

人間関係を重視する傾向にある業種は以下の通りです。

いずれも業務において社内外の人との信頼関係の構築が欠かせない業種であるといえます。

パソコン作成のESが好まれる企業の特徴

デジタル化が特に進んでいる企業

企業は業務をデジタル化させることで、煩雑な紙の管理や処理作業を効率化することができます。歴史の長さに拘わらず、デジタル化が特に進んでいる企業では、パソコンで作成したESが好まれる傾向にあります。パソコンを扱うスキルがある人材が歓迎されるため、パソコンでのES作成は基礎的なスキルを持っていることの証明となるためです。

また仕事の効率を重視しているため、パソコンでの作成という効率的な方法を選んだことを評価される可能性もあるでしょう。特にITリテラシーが求められるIT企業、効率的な業務で高い成長性を実現しているベンチャー企業では、パソコン作成のESが好まれるでしょう。

社員の平均年齢が若い企業

社員の平均年齢が若い企業では、パソコン作成のESが好まれやすいでしょう。平均年齢が若いということは、スマートフォンなどのデジタル機器に若い頃から当たり前のように親しんでいるデジタルネイティブ世代が多いということです。そのような企業では、紙の資料に手書きするという煩雑な業務は非効率であるとして好まれない傾向があります。

業務にもデジタル機器を活用することが当たり前であるため、ESをパソコンで作成できれば、最低限の適性があると見なされるでしょう。

手書きESの書き方

用紙に書く前に内容を考案

手書きのESでは、事前に内容を考え、あとは写して書くだけという下準備を行っておくことをおすすめします。

ES用の用紙に書いたり、消したりすることを繰り返すと汚れやシワが付いてしまいやすいからです。汚れやシワが目立つESは見栄えが悪く、採用担当者にマイナスな印象を与えてしまいかねません。

内容を考案する際は、PC上でMS Wordなどのドキュメントに書いたり、考案用の用紙を別途用意して作成します。

用紙に薄く罫線を引く

手書きのESでは、見栄えを良くするために1行1行を真っ直ぐ書かなくてはいけません。しかし、罫線の無い記入欄に文章を真っ直ぐ書き連ねていくのは難しいでしょう。そのため、鉛筆と定規を用いてESの用紙に罫線を引き、文章を書く際のガイドにします。

最終的には消しゴムで消す必要があるため、罫線は綺麗に消せるように薄く引くようにしましょう。

用紙に下書きする

手書きのESでは、いきなりボールペンでの清書の段階に入らず、鉛筆で必ず下書きを行うようにしましょう。文字サイズを整えたり、誤字や脱字を防いだりするためです。

清書の段階でミスをしてしまえば、また一から書き直しですが、下書きでは間違っても消しゴムで消して修正することができます。下書きも最終的に消すことになるので、跡が残るほど強い筆圧で書かないように注意しましょう。

ミスが無いかよく確認する

下書きを終えたら、ミスが無いか、綺麗な体裁になっているかを入念にチェックします。先述の通り、ボールペンを使った清書の段階に入ってしまうとミスは許されません。1字1字をしっかりと確認しましょう。

また下書きに入る前に、考案した内容で表現や構成などに本当に問題無いのかを最終チェックしましょう。この段階で読みやすく、ミスが無い完璧な状態を一度作り上げておくと安心です。

黒色のボールペンで清書する

下書きに問題が無ければ、ボールペンを使って清書を始めましょう。インクの色は黒のみで、他の色のボールペン、いわゆる色ペンを使ってはいけません。

また清書では、1字1字を丁寧に書くことを意識します。時間が掛かる作業ですが、焦らず急がずこなしていくことがミスの防止に繋がります。

万が一ミスをしてしまった場合は、新しい用紙を用意し、また一から書き直します。ESは重要書類として扱われるため、修正液や二重線などで修正してはいけません。清書が終わったら、再度ミスが無いかを入念に確認しましょう。

完全に乾いたら消しゴムで下書きを消す

ボールペンのインクが完全に乾いたら、消しゴムで下書きを消していきましょう。消しゴムで強く擦ってしまうと、用紙にシワができてしまう可能性があります。下書きは強い力を込めずに、優しく消していきましょう。

最後に、用紙の表面や裏面に汚れや消しカスが付いていないかを確認し、手書きのESの完成です。以上のように、ESを手書きで作成するのは非常に時間を要する作業です。手書きのESが評価される場合があることも頷けます。

手書きESを綺麗に書くポイント

文字の大きさに注意する

ESの文字の大きさが揃えられていないと、見栄えも悪く、読みにくいものになってしまいます。そのため、文字サイズは揃えるようにしましょう。

ただし、仮名文字よりも漢字を少し大きくするなど、読みやすさの向上のためにリズムを付けることは可能です。これはパソコン作成のESでは行えない、手書きならではの強みと言えるでしょう。

また小さい文字がびっしりと書かれていると、読み手にとって非常に読みにくいものとなります。特に、採用担当者は40代以上のミドル世代の社員が務める場合も多いため、読みやすい文字の大きさを意識しましょう。

文頭や行の頭を揃える

それぞれの段落の始まりである文頭が揃っていると、整然とした印象になります。文頭は文字1つ分を空けることが定石です。それぞれの文頭が縦に綺麗に整列されている状態を目指しましょう。

また文頭以外のそれぞれの行の頭（左端）も同じように縦に並ぶように揃えましょう。横書きの文章は左から右へと読み進めるため、各行の左端が揃っていると、全体が整って見やすくなります。

余裕のある行間と適度な段落替えで読みやすく

行と行の間が狭すぎると、情報がごちゃごちゃとしてしまい、読みにくくなってしまいます。そのため、行間の幅は少し余裕を持たせるようにしましょう。そうすることで、目に入る情報量がすっきりとし、読みやすくなります。

また話の流れに応じて適度に段落替えをすることで、話のまとまりが分かりやすくなり、内容を理解しながら読み進めやすくなります。手書きでESを作成する場合には、読み手にとって読みやすいものにするということを常に意識しましょう。

手書きでESを作成するときの注意点

間違えたときは新しい用紙に書き直す

手書きのESで書き間違えなど、何らかのミスがあった場合には、必ず新しい用紙を用意して、最初から書き直します。間違った箇所に修正液や修正テープを使ったり、二重線を引いたりして修正してはいけません。

ESは重要書類であるため、ミスの痕跡がある用紙を提出してしまうと、重要書類をぞんざいに扱う人であるとマイナスな印象を与えかねません。時間は掛かってしまいますが、少しでも選考を突破できる可能性を上げるためにも、綺麗なESを作成するようにしましょう。

消えるボールペンは使わない

重要書類では、消えるボールペンを使わないことが社会人の常識となっています。重要な情報が間違っても消えてしまわないようにするためです。そのため、ESの清書においても使用しないようにしましょう。

消えるボールペンのインクは一定以上の温度の熱を帯びると無色になるという性質を持っています。この性質により、消しゴムなどで強く擦ると、摩擦熱が発生して消すことができるのです。

手書きのESを郵送する場合には、郵送中に何が起こるか分かりません。封筒の内部で書類が強く擦れて、インクの色が消えてしまうなどというリスクも全く無いとはいえないでしょう。そのため、清書の際は、必ず通常の黒色インクのボールペンを使用しましょう。

文字数と文字の大きさのバランスに注意する

手書きのESでは、できるだけ内容を詳細に書くために、小さい文字で書いて、たくさんの文字を記入欄に収めるという人もいるでしょう。しかし、手書きのESは読みやすさが非常に重要であり、文字が過度に小さいと読みにくくなってしまいます。

ESの文字数は読みやすい文字の大きさで文章を欄内に書ききれるようにすることを意識して調整しましょう。

記入日は提出する日を書く

ESには記入日を書く欄が用意されていることがあります。この場合、記入日として書くのは「ESを提出する日」の日付です。

手書きのESをスキャンして、メールや申し込みフォームに添付するかたちで提出する場合は、そのまま提出する日の日付を書きましょう。

紙のESを郵送して提出する場合は、ポストに投函する日、もしくは郵便局の窓口に預ける日の日付になります。ESを作成した日ではないので、注意しましょう。

手書きのESを提出する前に確認すること

誤字脱字

E誤字脱字があると、場合によっては書かれている文章の意味が読み手に伝わらないという問題が起こるリスクが生じます。また誤字に関しては、常用漢字を間違えた場合、一般常識の欠如を疑われてしまう可能性もあります。

誤字脱字は、目で見て読むだけでなく、声に出して読むことでより見つけやすくなると言われています。またGoogle スプレッドシートなど、誤字脱字の検出機能があるソフトやサービスにテキストを入力して検証する方法もおすすめです。

ただし、このようなソフトやサービスの検証も完璧ではないので、自力での確認も怠らないようにしましょう。

コピーやデータの保存

手書きのESを郵送で提出する際、内容のメモが無ければ、郵送後に正しい内容を確認することができません。面接では、ESの内容を基にした質問がなされることも多いです。ESでの回答と面接での回答に矛盾があった場合、採用担当者からの信用を失ってしまうリスクがあります。

そのため、面接前にESを振り返って、回答に齟齬が出ないようにすることは非常に重要です。手書きESのコピーやメモのデータは必ず郵送の前に保存ができているか確認しましょう。

送付状の準備

出典：PORTキャリア

送付状とは、書類を送付する際に併せて送る、A4サイズの挨拶状のことです。送付する内容物を箇条書きで記載し、送付漏れを防ぐ役割も持っています。

送付状には、横書きで提出日、宛先、差出人情報、挨拶、そして内容物を記載します。上図のように、記載する情報によって文字を左右のどちらの端に寄せるかが異なるので、注意しましょう。

提出物として明示されていない場合も多いですが、ESを郵送する際には、この送付状の用意を忘れないようにしましょう。

手書きしたESの提出方法と注意点

郵送

まずESは先述の送付状と併せて郵送しましょう。送付状には挨拶の意味合いがあり、ビジネスマナーとなっています。

また封筒には宛先や差出人情報など、情報の書き漏れがないことを確認します。茶封筒や白封筒を使用するのが一般的であり、就活ではより清潔感のある白封筒を用いた方が良いとされています。

封筒の準備が整ったら、ESや他の書類をクリアファイルに挟み、一番上に送付状を添え、クリアファイルごと封筒に入れます。これは郵送中に中の書類が折れ曲がったり、雨に濡れたりすることを防ぐためです。

他にも、ポストや郵便局への投函日にも注意が必要です。企業側から提出期限日の消印有効と明示されている場合には、期限日までに郵便局に持っていけば、有効な消印を押してもらえます。ただし、期限日当日に郵便局に赴く場合には、事前に郵便局の営業時間を調べておきましょう。場所や日によって、夜間営業している場合もあれば、夕方までに閉まってしまう場合もあります。

期限日必着と指定されている場合には、提出してから数日かかることを考慮し、早めに郵便局やポストに投函するようにしましょう。

PDF化してWeb提出

紙のESをPDF化してメールや提出フォームに添付しWeb提出する際は、まずESをプリンターなどでスキャンし、記録媒体に保存する必要があります。スキャン時にPDFで保存する設定にすることで、ファイル形式の変換無しに直接PDFファイルを入手することができます。自宅にスキャンできる機器が無い場合には、最寄りのコンビニエンスストアなどプリンターのある店舗に赴くと良いでしょう。

またWeb提出はインターネット環境に大きく依存するため、インターネットトラブルが起こっても問題無く提出できるよう、期限より早めの提出を心掛けることが大切です。