エントリーシートはどこで買える?入手方法から提出方法・注意点まで徹底解説!

そもそもES(エントリーシート)とは?

エントリーシートは企業に応募する際に提出する書類です。

志望動機や自己PRなどの欄が設けられており、企業に自分の思いをアピールすることができます。履歴書と異なり、企業によって設問や書式などに違いがあるのが特徴です。

ほとんどの企業の採用フローにはES提出が組み込まれており、学生の人柄を知る重要な書類となっています。

また選考の最初の段階で用いられることが多く、選考の第一関門とも言えるでしょう。

ESはどこで買える?

企業に応募する場合、ESの提出を求められることがほとんどです。

しかし「ESがどこにも売っていなくて困った」「ESってどこにいけば手に入れられるのか分からない」という人もいるのではないでしょうか。

ESは履歴書と異なり、お店やインターネット上などで販売されていません。基本的には企業からもらうものとなっています。また、ESの書式や記入する内容も企業によって異なるので、企業ごとに入手しなければなりません。

中にはOpenESというリクナビ限定の機能を使ったESを受け付けている企業もあります。その場合はOpenESを使って提出することになるでしょう。

ESの受け取り方

企業HPでダウンロードする

最近では、企業のマイページからESをダウンロードするパターンが多いです。

ダウンロードしたファイルに書き込んで、専用のフォームに提出したり、メールで送るなどで提出します。企業によってはダウンロードしたものを印刷して、選考会で直接見せることもあるので、提出方法もチェックしましょう。

中にはフォーマット上で設問に対する答えを記入して、送信するだけの場合もあります。

メールで受け取る

メールにExcelやPDFなどのファイルとして、ESが添付されて送られてくることもあります。

受け取るタイミングとしては企業へのエントリー後や、説明会への予約・参加の後などさまざまです。

メールで受け取ったESは、印刷した後に自筆で記入し、説明会や選考会で直接手渡しするほか、ファイル形式でメールに添付して提出する方法などが挙げられます。

必ず指定された方法で提出しましょう。

郵送で受け取る

エントリー時などに記入した住所に、企業が紙のESを郵送してくれる場合もあります。

郵送で送られてくる場合は、企業に伝える住所にミスがないことや、郵便物は定期的にチェックし見逃さないようにすることが大切です。引越しや長期の帰省などで郵便が受け取れない時は、転送サービスを利用して必ず手元に届くように注意しましょう。

紙で受け取ったESは、下書きや書き損じをしてしまった時のために、コピーをとってから書き始めるのがおすすめです。

直接受け取る

説明会などのイベントでESを直接受け取る場合もあります

例えば、採用フローにES提出があるにも関わらず、企業のHPにダウンロードするページがなかったり、エントリーをしても郵送で届かない場合は、直接受け取る機会が設けられている可能性があります。

また、採用フローでESには触れていなくても、説明会でESやESのような用紙を配っている場合もあるので、情報収集はしっかりと行いましょう。

説明会参加者にのみESを配布している企業を志望している場合、説明会に参加し忘れることのないようスケジュール管理も徹底します。

ESをダウンロードするときの注意点

ダウンロード環境を整えておく

最近のスマホであれば、だいたいのファイルのダウンロードが可能です。そのため、ダウンロードするだけならスマホでもパソコンでもどちらでも良いでしょう。

特に、ダウンロードしたESを紙に印刷してから、記入・提出するのであればスマホでも十分に対応できます。

しかし、ダウンロードしたファイルに直接記入を行う場合は、パソコンでのダウンロードがおすすめです。

スマホの画面は小さいため、パソコン上の表示と若干異なる可能性があります。また企業側はパソコンでESのフォーマットを作成しているので、パソコンで入力すれば企業が作成したレイアウトのまま閲覧・編集できます。

ファイル形式に対応したソフトを使う

企業によってESのファイル形式は異なります。ESがExcel形式の企業もあれば、PDFWord形で用意している企業もあります。

ダウンロードするファイルの形式に対応したソフトを準備するようにしましょう。

PDFファイルならAdobe Acrobat Readerが最も一般的です。WordやExcelファイルはマイクロソフト社が提供するソフトを使うのが無難といえます。

ファイルを変換すれば異なるソフトでも閲覧・編集できる場合もありますが、送られてきた時のフォーマットと見た目が変わってしまうこともあるので、ファイル形式に対応したソフトを使って作業するのがおすすめです。

またソフトは最新のバージョンにアップデートしておきましょう。古いバージョンのままだと文字化けなどを起こすことがあります。

早めにダウンロードとファイルチェックをする

ファイルにはダウンロード期限が設定されていることがあります。期限内に必ずダウンロードを済ませておきましょう。

持っているパソコンやスマホ、ソフトではファイルが開けないといった事態が発生することもあります。

トラブルを避けるためにも、ダウンロードが開始されたらなるべく早くダウンロードし、ファイルが開けるかまで、確認しておくようにしましょう。

提出期限間近になってトラブルが起きると、焦りから質の低いESになりかねません。余裕をもった対応を心がけましょう。

提出方法を確認する

ESの作成から提出までをスムーズに進めるためにも、ダウンロードする時点で提出方法も併せて確認します。

例えばデータでESを提出する場合、一旦印刷してから自筆で記入したものをファイル化して提出するのか、それとも直接ファイルに書き込んで提出するのか、といったことを事前に把握しておきましょう。

ファイルに直接書き込む場合は、対応したソフトが必要になります。

また印刷して提出する場合、企業によっては用紙サイズなど印刷方法を指定されることがあります。指定があれば企業の指示に従い、特に指定がなければ一般的なA4サイズで印刷します。

自宅での印刷のクオリティが心配な方はコンビニのマルチコピー機の利用も検討しましょう。

ダウンロードしてから提出するまでの間、分からないことを調べたり対応する時間が必要となりますが、前もって提出方法まで理解しておけば提出直前に焦ることを防ぐことができます。

ESを紙でもらうときの注意点

汚れやシワが付かないように気を配る

カバンの中にそのままESを入れると折れてしまったり、シワや汚れがつきやすいです。説明会などで直接ESを受け取る時は、クリアファイルを準備していきましょう。

自宅で保管する際もクリアファイルに入れて保管します。

汚れていたりシワがついているESは雑な印象を与えてしまうので、できる限りきれいなESを提出するよう気を配る必要があります。

ESを書く際は、机やテーブルの上に飲食物の食べこぼしがないように綺麗にしてから取り出し、書いている時には飲み物などをこぼしたりしないよう注意してください。

また、ESが汚れてしまった時は書き直しが必要となり、時間のロスや集中力の低下を招きます。紙のESは受け取った瞬間からきれいな状態をキープできるよう努めましょう。

原本は必ずコピーする

ESは原本にいきなり書き始めるのではなく、下書き用と書き損じたときのためのコピーを複数枚とってから、作業に入りましょう。下書きはコピーした用紙で行い、清書したESを企業に提出します。

注意深く記入していても、書き損じが多発することもあるので、2、3枚ではなく多めにコピーを準備しておくのがおすすめです。

ESの記入方法

基本的にESは企業から指定された方法で書きましょう。

例えば、ESのファイルをメールで受け取り、自筆で記入したのちに、メールに添付して送るよう指示されたとします。この場合はメールで受け取ったESを一旦印刷し、手書きで記入したうえでスキャンしてデータ化し、メールに添付するという作業が必要になります。

指定がなければどちらでも問題はありませんが、まずは書き方が指定されていないか必ず確認しましょう。

手書きで記入する

紙のESに手書きで記入する際は、油性やゲルインクのボールペンを使用します。

フリクションペンのような消えるペンでの記入はNGです。インクがかすれているペンも避けましょう。

手書きする際は下書きをしてから清書するのがおすすめです。書いている間に言い回しの修正が出てきたり、文量や文字の大きさ、丁寧さを調整することができるからです。

鉛筆で下書きをした場合は、必ずインクが完全に乾いてから消すようにしましょう。数分では乾ききらないこともあるので注意が必要です。

下書きを消す際のにじみが心配な場合は、コピーしたES用紙に文字の大きさやバランス、文量、言い回しなど、そのまま提出できるレベルの完成版のESを作成し、それを見本として提出用の用紙に書き写すのもおすすめです。

また、手書きでESを記入する際、書き間違いなどのミスをしてしまった場合は、修正液や修正テープは使わず新しい用紙に書き直すのがマナーです。

パソコンで記入する

パソコンを使ってPDFやExcelファイルのESに直接記入するという方法もあります。書式や文字サイズに指定があれば、指定された通りに記入していきます。

パソコンで作成した場合、レイアウトやフォーマットが崩れてしまうことがあります。記入した後には必ず全体を確認し、崩れや改行位置のズレなどが生じていないか確認をします。また誤字脱字変換ミスも確認しましょう。

企業に提出する際は、送られてきたファイル形式のまま送り返すのが無難です。例えばExcelからPDFへ変換することもできますが、文字化けしたり文章が切れてしまったりといったトラブルもあるため、同じ形式で保存・添付するのがおすすめです。

また、ESに写真を貼り付けた場合は、ファイルを開いた時に写真の画質が荒すぎないかも確認しましょう。

ESの提出方法

直接渡す

説明会に持っていったり、選考の初期段階で直接手渡しするケースがあります。

この場合、ESはクリアファイルに入れて持参します。直接担当者に手渡しする際は封筒やクリアファイルから出し、すぐに読んでもらえる状態で渡します。

一方、受付に提出する場合や面接の一番最後で提出を求められた場合など、その場ですぐに使わないケースであれば、封筒に入れたまま渡します。

Web上で提出する

企業の採用マイページ上でファイルを提出する方法もあります。

この場合、データで届いたESに直接記入しデータのまま提出するか、手書きで記入したESをスキャンしPDF化して提出することになるでしょう。

スキャンの方法は自宅のプリンターやスキャナー、コンビニのマルチコピー機、大学にあるスキャナーなどを使って書類を読み取り、PDFに変換します。

また提出するファイル名は「エントリーシート_氏名_◯◯大学」「エントリーシート_氏名_日付」のように分かりやすいファイル名にしておくと良いでしょう。

PDF形式で提出を求められることが多いですが、それ以外のファイル形式を指定される場合もあります。企業に指定されたファイル形式、サイズを守って提出しましょう。

メールに添付する

メール添付は他の提出方法に比べ、手間が少なく、比較的手軽に送ることができます。

メールにESファイルを添付する際は、『エントリーシート送付の件(大学名+学部名+氏名)』などのように、分かりやすい件名をつけましょう。受け取った採用担当者が一目でESだと判断することができます。

件名と本文を考えて準備した結果、肝心なファイルを添付し忘れてしまうこともあるので、送信する前に、メールの誤字脱字チェックと併せて添付ファイルも必ずチェックしてください。

このとき、企業に指定された形式(PDFやExcel、Wordなど)になっているかどうかも、改めて確認しましょう。

送信後は、送信済みボックスに送信メールが入ったことまで確認できると安心です。

またメールで送ったあとは、返信がくることもあるので、油断せずにこまめにメールの確認をします。送った添付ファイルが企業側で開けないということも起こり得るため、こまめなチェックが大切です。

郵送する

提出するにあたって、最も気を付けるべきマナーが多いのが郵送です。

まず、郵送で提出する際はESが折らなくても入る封筒を用意しましょう。そして、完成したESをクリアファイルに入れてから封筒にいれます。クリアファイルに入れることで、折れたり、シワがついたり、雨によるにじみを防ぐことができます。

また、ES以外にも提出する書類がある場合は、郵送料金にも注意が必要です。重さによって郵送料金が変わるので、郵便局の窓口で郵送するのがおすすめです。

郵送料金が不足していた場合、返送されてくるのが一般的ですが、ごく稀に企業側が追加料金を支払う場合もあります。失礼にあたるため、郵送料金には注意しましょう。

他にも宛名の書き方や、同封する送付状の書き方にもマナーがあるので、事前に調べてから提出するようにしましょう。

ESの入手方法がわからないときは?

どこでESを手に入れたらいいか分からないときは、志望企業に問い合わせましょう。問い合わせる窓口は基本的には「採用担当」なので、間違えてほかの部署にメールや電話をしないよう注意してください。

企業HPの採用ページから問い合わせるのが最もスムーズです。採用ページが分からない場合は、「企業名 新卒採用」などと調べると採用担当の問い合わせ先が出てきます。

ESが見当たらず確認しないうちに募集が終わってしまった、ということがないよう、早めに確認を行いましょう。

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